20 Dicas para criar uma webconference de sucesso

Autor: Rodolfo L Gasparian – Baixar Artigo

Preparei este artigo para ajudar as pessoas a criarem eventos de sucesso através das salas de conferências virtuais (webconference).

1. Faça um planejamento

Antes mesmo de iniciar suas conferências, estabeleça uma meta de trabalho na utilização da sala de conferência. A meta deve ter o número de pessoas, número de atividades semanais, número de moderadores e número de participantes.

2. Profissionalismo

Atente-se ao som e imagem do evento. Reserve um local específico para a hora do evento. Não deve ter ruído no fundo, como latido de cachorro ou criança chorando.

Utilize a imagem da webcam se estiver de acordo com apresentação e fundo da imagem. Caso seja necessário, utilize uma foto no local da webcam.

3. Aprenda a utilizar as ferramentas da sala de conferência

Algumas ferramentas podem ser fundamentais no resultado de sua conferência. Como por exemplo, ocultar a lista de presentes, inserir imagem no local de webcam, inserir vídeos, slides, moderadores instantâneos...

O site www.hotconference.net.br disponibiliza vários vídeos explicativos de como utilizar as ferramentas.

4. Escolha o público alvo

O tema proposto deve chamar atenção do seu público alvo. Crie uma lista de possíveis locais onde seu público alvo se encontra. Convide-os.

5. Mantenha o foco

Lembre-se do verdadeiro motivo ao quais os participantes estão presentes no evento. Mantenha o foco no tema proposto.

6. Respeite o tempo do evento

Determine um tempo para cada modelo de evento e não ultrapasse esse tempo. Eventos online devem ser mais curtos que os presenciais, pois torna-se mais cansativo ao usuário.

7. Crie lista de nomes e emails

Crie uma lista com nome e e-mail das pessoas interessadas no tema. Você pode incentivar o usuário a se inscrever num newsletter. Desta maneira, você poderá enviar uma mensagem quando tiver novos encontros.

8. Crie um modelo de convite

Você poderá criar um modelo de convite através de uma imagem. Isso gerará maior credibilidade ao evento. Lembre-se de inseri texto na mensagem, pois nem todas imagens são visualizadas nos e-mails.

9.Newsletter semanal

Envie informativos semanais para a lista de interessados. Insira um tema atrativo no próprio título do e-mail. Seja objetivo na mensagem. Envie a newsletter com pelo menos 48 horas de antecedência com o convite do evento.

10. Canal de informação

O canal de informação com o seu público é fundamental para manter a conexão. Você pode criar sites e blogs como canais. Você pode colocar o link da sala de conferência numa imagem e facilitar a entrada dos participantes.

11. Utilize as mídias sociais

Abra uma página no Facebook, insira sua agenda de eventos. Envie mensagem aos seus convidados no dia do evento. Envie uma mensagem via twitter para informar os seus seguidores. Crie convites em vídeo no Youtube. Se você não entende nada de mídias sociais, chegou a hora!

12.Transforme moderadores em promotores.

Nada melhor do que ter pessoas na sua equipe que lhe ajudarão na promoção do evento. Se você tem 5 promotores comprometidos e cada um trouxer 10 pessoas, você terá um evento com 50 pessoas. Lembre-se divulgar é diferente de promover!

13. Incentive novos Palestrantes

Treine e motive pessoas de sua equipe para participarem como palestrantes. Isso ativará um ciclo de “sangue novo” em suas conferências.

14. Conteúdos novos

O participante precisa notar que valeu a pena ele investir o tempo dele no encontro. Apresente conteúdos novos, faça as pessoas sentirem necessidade de voltar a participar. Evite repetir sempre os mesmo assuntos, a não ser que seja um evento somente para pessoas novas.

15. Novos atrativos

Faça com que seu encontro seja sempre diferente, mas sempre respeitando o tema proposto. Traga novos palestrantes, crie surpresas. Mostre vídeos.

16. Interação e Sinergia

Motive a participação e interação dos participantes. Convide-os para falar na voz ou mesmo no texto. Valorize a presença de cada um, faça-os sentirem especiais.

17. Promova o próximo evento

No final de cada encontro, promova o próximo evento, fixe a data e horário para os participantes se programarem.

18. Rotina de horário

Fixe uma data da semana para realizar o seu evento. Isso vai possibilitar que as pessoas se programem com antecedência. Ficar alterando os dias e horários só confunde a cabeça dos participantes.

19. Abra novos horários após preencher os horários antigos

Abra novos horários de conferências de acordo com a necessidade e públicos. Valorize cada reunião, mesmo que seja apenas uma vez por semana. É melhor ter 50 pessoas em uma reunião semanal do que duas pessoas em 7 reuniões semanais.

20. Persistência

É provável que no início você tenha poucos convidados ou participantes. Mantenha-se firme, utilize todos os passos desse artigo que o resultado vem com o tempo. Você pode ocultar a lista de participantes, caso seja necessário.

Gostou do artigo? Divulgue-o! Mas lembre-se de não alterá-lo e lembre-se de dar crédito ao seu autor!

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